«Деловые Линии» перешли на цифровое взаимодействие между своими подразделениями, внедрив решение от BIA Technologies

В холдинге внедрён централизованный электронный архив, построенный на базе платформы «1С:Предприятие». Эта система обеспечивает не только масштабное хранение электронной документации, но и обеспечивает мгновенный доступ к нужным бумагам из любого подразделения компании. В разработке стратегического IT-партнера, компании BIA Technologies, реализована автоматизация: сотрудники могут создавать поисковые задачи для оперативного поиска документов, а новые сканированные копии помещаются в электронное хранилище в автоматическом режиме.

Интеллектуальный алгоритм программы способен самостоятельно определять текущее местонахождение бумажных оригиналов на всех стадиях их жизненного цикла, а также предоставлять электронные версии документов по первому требованию пользователя — полностью автоматизированно, без участия штатных архивистов.

«Оптимизация документооборота ускоряет выполнение корпоративных задач и способствует более эффективной работе с регламентированной отчетностью. Благодаря внедрённой системе мы получили удобную платформу для хранения, извлечения и управления всеми рабочими материалами. Сейчас в архиве централизовано аккумулировано свыше 75 терабайт информации — это около 400 миллионов цифровых документов», — прокомментировал замгендиректора по развитию группы компаний «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев.

По мнению Александра Воловика, коммерческого директора BIA Technologies, в сфере логистики крайне важно обеспечить непрерывность операционной деятельности, поэтому переход на новую систему осуществлялся поэтапно — чтобы не прерывать работу подразделений ни на минуту. Был налажен массовый поток сканирования архивных бумаг, а модуль поиска реализован таким образом, чтобы при выборе документа можно было учитывать уникальные параметры и фильтры, повышая точность запросов сотрудников.

Следует добавить, что теперь все основные первичные документы, используемые в работе «Деловых Линий», обязательно оцифровываются. Это правило гарантирует, что в электронный архив попадают только документы с высокой степенью значимости, что экономит пространство и облегчает поиск важных данных.

В свете роста объёмов перевозимых грузов и усложнения сетевой структуры переход на электронный документооборот позволил не только повысить скорость обработки обращений клиентов, но и минимизировать риски утери или задержки важных бумаг, что критически важно для крупных логистических операторов. Таким образом, цифровизация управления архивами стала стратегическим шагом, укрепившим лидерство компании в сфере логистики России.